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物业管理交接的注意事项

2023-01-31


在物业管理界,新旧物业管理公司交接是十分普遍,但为了顺利过渡,在交接前有多项不同性质工作,必须考虑及处理,以免在旧管理公司离场后新管理公司再跟进时便费时失事。

在财务会计方面,新管理公司必须要掌握最新的大厦管理账项,如收支及资产负债表,过去的核数报告、管理费收支方式、欠交管理费记录、银行来往账记录及自动转账等等。在收到各项资料后,新公司再自行分析现时财务状况及未来各项预算支出,如有问题或未清晰之处尽快接触旧管理公司负责单位商议。

在工程方面,新管理公司将会接收各类图则资料主要包括一般楼层平面图,机电设施图及使用手册,大厦结构图或任何对管理大厦有需要的设计图、翻新图及维修图,顾问报告,投标工程文件,测试报告,保固期及其他证明书等作日后在管理工作上参考使用。在设备使用保养上,其他亦包括各类工具使用记录及工程物料记录等。

在大厦运作方面,新管理公司亦会要求旧管理公司或透过法团提供大厦业主及租户登记资料记录、业主守则、装修指南、物料及工具清单及储存位置、现时保养商及合约资料、各类设施房门匙清单等。关于进行中的工程项目亦必须列出项目资料如位置、工程价目施工细则、支出方式及预算完工日期等,并提交有关工程文件副本以方便新公司立即在接手后跟进。

此外,新管理公司亦会要求现时大厦保险单的资料,如水火险、公众责任保险及现金损失保险等,以作参考或续期保险用。

以上种种是新旧管理公司在交接时必须处理事项,其他工作种类繁多,如人员去留商谈、发出转换公司通告给业主或保养商、公共地方水电转名及交接后联系安排等多种工作亦要双方公司合作预早处理。

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